Política de privacidad

1. Agentes de tratamiento y contacto

Kavyora opera bajo la marca Kavyora, responsable del funcionamiento de la plataforma y de responder a solicitudes relacionadas con datos personales en los tratamientos en los que actúa como responsable.

Para solicitudes sobre privacidad, protección de datos, corrección, eliminación, exportación o preguntas sobre esta Política, utiliza el correo electrónico suporte@kavyora.com.

2. Funciones en el procesamiento de datos

Las funciones se definen para cada operación de tratamiento. Por regla general, el establecimiento actúa como responsable de los datos de clientes, profesionales, cola, citas y contenido operativo del chat, porque determina las finalidades de atención y el uso de esa información. En estos tratamientos, Kavyora actúa como encargado, realizando el procesamiento necesario para proporcionar la plataforma conforme a las instrucciones legítimas del establecimiento.

Kavyora actúa como responsable en los tratamientos cuyas finalidades determina directamente, como registro y autenticación de cuentas, contratación y facturación, seguridad de la plataforma, prevención de abusos y fraude, soporte, auditoría, cumplimiento de obligaciones legales y defensa de sus derechos. En situaciones específicas, el establecimiento y Kavyora podrán ejercer funciones propias de responsable en operaciones distintas realizadas con los mismos datos.

El establecimiento sigue siendo responsable de informar a sus clientes y profesionales, elegir bases jurídicas adecuadas para sus finalidades, mantener los datos correctos y utilizar la información de conformidad con la ley y estos documentos.

3. Bases jurídicas

Según la finalidad y la función ejercida en cada operación, el tratamiento podrá basarse en el consentimiento; el cumplimiento de una obligación legal o reglamentaria; la ejecución de un contrato o de procedimientos preliminares solicitados por el titular; el ejercicio regular de derechos; o el interés legítimo del responsable o de un tercero, tras evaluar la necesidad, la proporcionalidad y los derechos y libertades del titular.

La comunicación operativa del chat y sus registros necesarios pueden derivarse de la ejecución del servicio solicitado y del interés legítimo en hacer posible la atención. La seguridad, la prevención de abusos, la moderación, la auditoría y la defensa de derechos pueden apoyarse en el interés legítimo, la obligación legal o el ejercicio regular de derechos, según corresponda. Incluir el texto del mensaje en vistas previas push depende de un consentimiento específico para cada dispositivo.

4. Datos personales tratados

Kavyora puede procesar datos personales y datos operativos necesarios para la usabilidad del sistema, incluidos:

Estos datos no se utilizan para fines incompatibles con el funcionamiento del sistema, soporte, seguridad, facturación, servicio, mejora del producto y cumplimiento de obligaciones legales.

• nombre, correo electrónico, número de teléfono y credenciales de acceso;
• CPF, CNPJ, documento y datos comerciales del establecimiento;
• dirección, ciudad, estado y coordenadas del establecimiento;
• datos de clientes finales registrados o autenticados;
• historial de servicios, agenda, cola y servicios;
• datos financieros del establecimiento, ingresos, gastos y comisiones;
• datos de pago necesarios para la contratación y facturación;
• registros de acceso, IP, dispositivos, seguridad y eventos de auditoría;
• ubicación del cliente cuando sea necesario para validar la entrada a la cola;
• preferencias, notificaciones, configuraciones y uso de la plataforma;
• texto de los mensajes del chat y su vínculo con la cola o la cita;
• metadatos de la conversación, como participantes, remitente, destinatario, fechas, horarios, secuencia, entrega, lectura y cierre;
• estado y progreso de la conversación y de su contexto, como estado de la cola o de la cita, asignación y disponibilidad para el envío;
• eventos temporales de escritura y presencia, que no forman parte del historial permanente de mensajes;
• denuncias, categoría, justificación, decisiones de moderación, suspensión, ocultación y registros de auditoría relacionados;
• identificador, sistema y versión del dispositivo, token push, preferencias e inscripción Web Push, cuando estén habilitados.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos se procesan para:

• crear y autenticar cuentas;
• tramitar contratación, facturación y suscripción;
• provisionar y gestionar establecimientos en la plataforma;
• operar agenda, cola, asistencia, servicios, equipo y finanzas;
• permitir a los clientes finales utilizar colas, programación y seguimiento;
• permitir la comunicación operativa contextual entre clientes, profesionales y establecimientos;
• enviar correos electrónicos, notificaciones push y, en el futuro, WhatsApp;
• brindar apoyo y responder a solicitudes;
• recibir denuncias, moderar contenidos y prevenir spam, acoso, fraude y otros abusos;
• garantizar la seguridad, la auditoría, la investigación de incidentes y la estabilidad;
• generar métricas operativas y reportes desde el propio establecimiento;
• mejorar el producto con datos agregados o anonimizados.

6. Detalles de pago

Los pagos se procesan mediante Stripe, que puede tratar los datos necesarios para pagos con tarjeta de crédito y boleto bancario. Kavyora no almacena datos confidenciales de tarjetas; estos datos se almacenan y procesan en el entorno seguro de Stripe.

Kavyora mantiene registros de contratación, cobros, estado de pago, suscripción, mora e información necesaria para el control de acceso y la atención al contratante.

7. Comunicaciones y notificaciones

Kavyora puede enviar correos electrónicos, notificaciones automáticas y, en el futuro, mensajes de WhatsApp con fines operativos, transaccionales, de seguridad, soporte, facturación, colas, programación y funcionamiento de la plataforma.

Las comunicaciones promocionales podrán ser canceladas por el usuario cuando estén disponibles. Las notificaciones del chat pueden silenciarse por conversación o dispositivo sin eliminar los mensajes almacenados.

De forma predeterminada, la notificación solo informa que existe un mensaje nuevo. El contenido del mensaje se utiliza en una vista previa push únicamente después de un consentimiento específico y revocable en el dispositivo. Las inscripciones Web Push y los tokens push se utilizan para entregar las notificaciones y pueden revocarse cuando sean inválidos, hayan caducado o el usuario desactive el canal.

Kavyora no utiliza SMS como canal de comunicación.

8. Intercambio de datos y encargados

Kavyora no vende datos personales y no comparte datos con fines comerciales independientes de terceros.

El contenido y los metadatos del chat se ponen a disposición de los participantes autorizados de la conversación y, según los permisos operativos, del establecimiento responsable de la atención.

Para prestar el servicio, los datos podrán ser tratados por proveedores contratados según la función efectivamente utilizada: Railway para aplicaciones, PostgreSQL y Redis; Cloudflare para el sitio, la entrega de contenidos y el almacenamiento; Expo y los servicios push de Apple y Google para las notificaciones de las aplicaciones; servicios Web Push del navegador; Resend para correos electrónicos; Stripe para pagos; y proveedores de mapas, seguridad, registros y observabilidad configurados por Kavyora. Cada proveedor recibe únicamente los datos necesarios para su función.

9. Seguridad, soporte y acceso excepcional

Kavyora adopta medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos contra accesos no autorizados, pérdidas, alteraciones indebidas, exposición o usos incompatibles. La plataforma fue diseñada para mantener los datos de cada establecimiento vinculados a su respectivo contexto tenant, reduciendo el riesgo de acceso indebido entre establecimientos.

El chat no utiliza cifrado de extremo a extremo. Se aplican medidas compatibles con la arquitectura del servicio para proteger los datos durante la transmisión y el almacenamiento, mediante controles de acceso y auditoría.

La Base Gestora no ofrece búsqueda global ni búsqueda de texto completo en el contenido de las conversaciones para soporte. El acceso excepcional al contenido requiere una denuncia o un incidente activo, una justificación registrada y una autorización temporal de hasta 30 minutos. La concesión y cada visualización se auditan individualmente.

Ninguna plataforma es absolutamente inmune al fracaso. Por lo tanto, los usuarios deben mantener contraseñas seguras, controlar dispositivos, finalizar sesiones en equipos compartidos e informar cualquier sospecha de uso indebido.

10. Conservación y supresión

Los datos no relacionados con el chat podrán conservarse hasta 12 meses después del cierre de la cuenta, la cancelación definitiva o la terminación de la relación contractual para soporte, exportación, auditoría, seguridad y cumplimiento de obligaciones legales, sin perjuicio de un plazo legal específico aplicable a una categoría determinada.

El contenido, los metadatos y las relaciones del chat se conservan de forma predeterminada durante 1.826 días, equivalentes a 5 años, contados desde el cierre de la conversación. Al finalizar ese plazo, se eliminan o anonimizan según la naturaleza del registro y los procedimientos técnicos aplicables.

La conservación podrá ampliarse cuando exista una denuncia o investigación activa, una obligación legal o reglamentaria, un incidente de seguridad, una orden de autoridad competente o la necesidad de ejercer y defender derechos. Cuando termine la excepción, se reanudará el proceso de eliminación aplicable.

La eliminación definitiva del tenant elimina los datos de sus entidades en los sistemas activos, incluidas las conversaciones, excepto los registros que deban conservarse por ley, orden válida o defensa de derechos y las copias de seguridad sujetas a un ciclo técnico de caducidad y acceso restringido.

11. Derechos de los titulares

Los titulares de los datos pueden solicitar, por correo electrónico, la confirmación del tratamiento, el acceso, la rectificación, la exportación, la anonimización, la eliminación o información sobre el uso y el intercambio de sus datos, según corresponda conforme a la Ley General de Protección de Datos de Brasil (LGPD). Las solicitudes deben enviarse a suporte@kavyora.com.

El servicio podrá requerir validación de identidad y análisis del vínculo del solicitante con la cuenta, establecimiento o cliente final relacionado.

La exportación puede incluir el historial de chat aún conservado y relacionado con el titular. La rectificación alcanza los datos registrales y metadatos inexactos, pero no permite reescribir un mensaje ya enviado. Las solicitudes de eliminación de clientes se evaluarán según la base jurídica, la función de cada agente y las excepciones de conservación; cuando corresponda, los datos se eliminarán o anonimizarán sin afectar los registros que deban permanecer para proteger a terceros, cumplir obligaciones legales o defender derechos.

12. Transferencias internacionales

Algunos proveedores de infraestructura, almacenamiento, correo electrónico, pagos y notificaciones pueden tratar datos en otros países o permitir el acceso internacional. En estas situaciones, Kavyora adopta mecanismos compatibles con la LGPD y exige medidas adecuadas de seguridad y protección de datos a los subencargados aplicables, teniendo en cuenta la información y las garantías proporcionadas por los proveedores contratados.

13. Datos agregados y anonimizados

Kavyora podrá utilizar datos agregados o anonimizados para estadísticas, métricas, mejora de productos, inteligencia operativa, calidad, seguridad y evolución de la plataforma, sin identificación directa de los titulares o establecimientos específicos cuando sea aplicable la anonimización.

14. Cambios a esta Política

Esta Política puede actualizarse para reflejar cambios en la plataforma, requisitos legales o prácticas operativas. Los cambios relevantes se comunicarán a los contratistas por correo electrónico.